Zapytanie od zagranicznego klienta warto omówić z księgowością przed ustaleniem ostatecznej ceny i wystawieniem dokumentu. Sam kraj kontrahenta nie wyjaśnia jeszcze sposobu rozliczenia. Znaczenie mają między innymi rodzaj sprzedaży, status nabywcy oraz to, gdzie i jak zostanie wykonana transakcja.
Przedstaw klienta i jego rolę w transakcji
Zbierz nazwę, adres, kraj oraz udostępnione dane podatkowe kontrahenta. Powiedz, czy kupującym jest firma czy osoba prywatna i kto faktycznie zamawia, odbiera oraz opłaca świadczenie. Jeśli w sprzedaży uczestniczy platforma lub pośrednik, wyjaśnij jego rolę. Przekaż dane do uzgodnionej weryfikacji, zamiast samodzielnie wyciągać wnioski z języka strony internetowej lub adresu e-mail. Kraj rachunku bankowego także nie zastępuje informacji o nabywcy. Przy niejasnych danych warto wyjaśnić je z klientem przed uzgodnieniem dokumentów.
Dokładnie opisz towar albo usługę
Przy usłudze wskaż, na czym polega praca, dla kogo jest wykonywana i gdzie nastąpi jej realizacja. Opisz również związki z konkretną nieruchomością, wydarzeniem lub innym miejscem, jeśli występują. Przy towarze podaj jego rodzaj, lokalizację i planowaną trasę dostawy. Ustalanie miejsca opodatkowania VAT obejmuje zasady ogólne i wyjątki, dlatego szerokie określenie „usługa dla zagranicy” nie wystarcza. Pomocny będzie projekt zamówienia albo umowy, z którego wynika rzeczywisty zakres Twojego zobowiązania.
Pokaż, jak przebiega dostawa i odbiór
Jeśli wysyłasz towar, powiedz, skąd i dokąd pojedzie, kto organizuje transport oraz jakie potwierdzenia dostawy otrzymasz. Zaznacz magazynowanie poza Polską, odbiór przez klienta lub dostawę bezpośrednio od innego sprzedawcy. W przypadku usług omów sposób potwierdzenia ich wykonania, na przykład odbiór etapu projektu albo rozliczenie uzgodnionego okresu. Nie dobieraj dokumentów dopiero po zamknięciu sprzedaży. Zapytaj biuro wcześniej, które informacje będą potrzebne do oceny i ewidencji konkretnego przebiegu transakcji.
Omów cenę, walutę i wymagane formalności
Przekaż projekt ceny oraz informację, czy płatność będzie jednorazowa, zaliczkowa czy podzielona na etapy. Wskaż walutę, sposób zapłaty, przewidywane prowizje i ewentualne potrącenia. Przed wystawieniem dokumentu ustal z biurem sposób rozliczenia VAT, potrzebne oznaczenia i to, czy konieczne są dodatkowe rejestracje lub zgłoszenia. Sama rejestracja do VAT UE nie opisuje wszystkich możliwych obowiązków związanych ze sprzedażą zagraniczną. Przy bardziej złożonym modelu uzgodnij zakres obsługi i ewentualną potrzebę dodatkowej konsultacji dotyczącej konkretnego kraju.
Ustal stały zestaw dokumentów dla kolejnych transakcji
Po omówieniu pierwszego przypadku zapisz, jakie materiały przekazujesz do księgowości: dokument sprzedaży, zamówienie, potwierdzenie wykonania lub dostawy, płatność oraz rozliczenie pośrednika, jeśli uczestniczy. Uzgodnij sposób zgłaszania zwrotów i korekt. Przy kolejnym kliencie sprawdź, czy warunki rzeczywiście są takie same. Zmiana kraju, statusu nabywcy, magazynu albo sposobu świadczenia usługi może wymagać ponownej rozmowy. Dotychczasowe ustalenia warto traktować jako opis konkretnego modelu sprzedaży, a nie gotowy wzór dla każdej zagranicznej transakcji.
Zabierz ze sobą
Krótka lista do przygotowania
- Dane kontrahenta i informacja, kto rzeczywiście kupuje
- Dokładny opis towaru lub usługi
- Miejsce wykonania, trasa transportu i sposób odbioru
- Cena, waluta, płatności oraz rola pośredników
- Uzgodnione dokumenty, formalności i zakres obsługi