Zmianę biura najlepiej zacząć od rozmowy i ustalenia kolejnych kroków. Jasny podział obowiązków pomaga uniknąć sytuacji, w której obie strony zakładają, że danym rozliczeniem zajmuje się ktoś inny.
Sprawdź zasady obecnej współpracy
Przejrzyj umowę z dotychczasowym biurem, zwłaszcza okres wypowiedzenia i sposób przekazania dokumentów. Ustal z nim, które rozliczenia zakończy przed zmianą i kiedy przygotuje materiały do odbioru.
Ustal dzień przejęcia obsługi
Z nowym biurem określ moment rozpoczęcia współpracy oraz okresy objęte obsługą. Omów rozliczenia bieżące, roczne i ewentualne zaległe sprawy. Samo podpisanie umowy nie zastępuje uzgodnienia tych szczegółów.
Przygotuj listę materiałów do przekazania
Nowe biuro wskaże potrzebne księgi, ewidencje, deklaracje i pozostałe dokumenty. Ich zakres zależy od rodzaju prowadzonej księgowości. Sposób przekazania ustalcie wspólnie z dotychczasowym biurem.
Omów dostęp i bieżący kontakt
Ustal, jakie upoważnienia lub dostępy będą potrzebne i kto zajmie się ich uporządkowaniem. Nie przekazuj wspólnych haseł w zwykłej wiadomości. Na koniec uzgodnij nowy obieg dokumentów i osobę do kontaktu.
Zabierz ze sobą
Krótka lista do przygotowania
- Warunki zakończenia obecnej umowy
- Uzgodniony termin przejęcia obsługi
- Lista dokumentów od dotychczasowego biura
- Podział odpowiedzialności za otwarte rozliczenia