Regularne przekazywanie kompletnych dokumentów ułatwia pracę zarówno Tobie, jak i księgowości. Dobry sposób organizacji nie musi być skomplikowany — powinien przede wszystkim odpowiadać sposobowi działania Twojej firmy.
Ustal jedno miejsce na dokumenty
Wybierz sposób gromadzenia faktur sprzedaży, dokumentów zakupowych i pozostałych materiałów. Ustal z biurem, w jakiej formie będzie je odbierać. Dzięki temu łatwiej zauważysz brakujący dokument, zanim rozpoczną się rozliczenia.
Dodaj kontekst tam, gdzie jest potrzebny
Nietypowy zakup lub transakcja może wymagać wyjaśnienia. Krótka informacja o tym, czego dotyczy dokument, często oszczędza dodatkową wymianę wiadomości. W razie wątpliwości zapytaj księgowość, jakie dane są potrzebne.
Oddziel dokumenty od pytań
Do paczki dokumentów dołącz krótką listę spraw do omówienia. Zaznacz, które dotyczą konkretnej faktury, a które przyszłych planów firmy. Nie przesyłaj haseł do bankowości ani innych danych dostępowych.
Uzgodnij termin i potwierdzenie odbioru
Termin przekazywania dokumentów ustal z biurem. Warto również uzgodnić, jak otrzymasz informację o brakach lub potrzebnych wyjaśnieniach. Wspólna zasada jest ważniejsza niż narzędzie, którego używacie.
Zabierz ze sobą
Krótka lista do przygotowania
- Komplet dokumentów za uzgodniony okres
- Informacje o nietypowych transakcjach
- Lista pytań i brakujących materiałów
- Potwierdzony z biurem sposób przekazania