Pierwsze tygodnie prowadzenia firmy to zwykle wiele drobnych decyzji. Nie musisz od razu znać wszystkich pojęć księgowych. Warto natomiast ustalić, gdzie trafiają dokumenty, kto odpowiada za poszczególne sprawy i o czym informować biuro, zanim pojawi się pierwsza transakcja.
Zbierz dane, od których zaczniemy
Przygotuj aktualne dane rejestrowe firmy, datę rozpoczęcia działalności oraz informacje o wybranej formie opodatkowania i statusie VAT. Jeżeli masz potwierdzenia złożonych zgłoszeń, zachowaj je razem z dokumentami rejestracyjnymi. Powiedz również, czy równocześnie pracujesz na etacie, prowadzisz inną działalność albo podlegasz ubezpieczeniom za granicą. Nie musisz samodzielnie oceniać skutków tych okoliczności. Ich opis pozwoli ustalić, które kwestie wymagają sprawdzenia i jakie informacje będą potrzebne przy rozpoczęciu obsługi.
Ustal, jak powstaje i trafia do biura faktura
Opowiedz, jak zamierzasz sprzedawać: bezpośrednio firmom, osobom prywatnym, przez sklep internetowy czy platformę. Wskaż program, którego chcesz używać do wystawiania dokumentów. Przed pierwszą sprzedażą omów z księgowością sposób dokumentowania transakcji oraz korzystania z KSeF w Twojej sytuacji. Ustal także, kto odbiera dokumenty zakupowe i jak informujesz biuro o ich związku z działalnością. Dostęp do faktury nie zastępuje informacji o tym, czego rzeczywiście dotyczy zakup.
Nadaj pierwszym zakupom czytelny kontekst
Przygotowując miejsce pracy, możesz kupować wyposażenie, oprogramowanie i materiały, a także wpłacać zaliczki. Do dokumentów dodaj krótką informację: do czego zakup służy, kiedy został wykonany i czy dotyczy wyłącznie firmy. Jeżeli wydatek nastąpił przed rozpoczęciem działalności, zaznacz to osobno. Nie wybieraj samodzielnie sposobu jego ujęcia tylko na podstawie daty lub nazwy produktu. Biuro potrzebuje pełnego opisu, aby ustalić, jakie dokumenty i wyjaśnienia są potrzebne do konkretnej sprawy.
Zapisz podział obowiązków i terminy współpracy
Uzgodnij z biurem termin przekazywania dokumentów, sposób zgłaszania braków i kanał kontaktu w pilnych sprawach. Ustal, kto przygotowuje rozliczenia, kto je wysyła, a kto wykonuje płatności. Wpisz uzgodnione czynności do kalendarza i zachowuj otrzymywane potwierdzenia. Jeśli do obsługi potrzebne są upoważnienia lub dostęp do systemu, omów ich zakres. Nie przekazuj haseł do bankowości, Profilu Zaufanego ani osobistej skrzynki pocztowej jako sposobu organizacji współpracy.
Po pierwszym rozliczeniu popraw drobne niedogodności
Sprawdź, które dokumenty udało się zebrać bez trudu, a których trzeba było szukać. Zapisz pytania pojawiające się podczas zakupów, wystawiania faktur i odbierania płatności. Przy najbliższym kontakcie omów je z biurem oraz powiedz o nowych planach: zatrudnieniu, sprzedaży zagranicznej lub zmianie sposobu przyjmowania pieniędzy. Taka krótka rozmowa pomaga dopasować obieg dokumentów do rzeczywistej pracy firmy. Na początku nie potrzebujesz rozbudowanego systemu — potrzebujesz zasad, które potrafisz regularnie stosować.
Zabierz ze sobą
Krótka lista do przygotowania
- Dane rejestrowe i potwierdzenia złożonych zgłoszeń
- Informacje o opodatkowaniu, VAT i sytuacji ubezpieczeniowej
- Uzgodniony sposób wystawiania i odbierania faktur
- Opis pierwszych zakupów i planowanych transakcji
- Podział obowiązków oraz kalendarz współpracy z biurem