Przy jednym zakupie możesz otrzymać zamówienie, pro formę, fakturę, potwierdzenie przelewu i późniejszą korektę. Każdy z tych dokumentów opisuje inny fragment sprawy. Najbardziej pomaga ich czytelne połączenie oraz krótka informacja o tym, co zostało kupione, zapłacone lub zwrócone.
Najpierw ustal, jakie dokumenty masz
Przejrzyj materiały od sprzedawcy i zachowaj ich oryginalne nazwy. Zwróć uwagę, czy plik jest fakturą, zamówieniem, pro formą, korektą czy potwierdzeniem transakcji związanym z KSeF. Nie zmieniaj nazwy dokumentu na „faktura” tylko dlatego, że podano na nim kwotę i rachunek do zapłaty. Jeśli nie wiesz, do której kategorii należy dokument, prześlij go do wyjaśnienia. Przy KSeF samo potwierdzenie transakcji nie jest fakturą; ustal z biurem sposób dotarcia do właściwego dokumentu.
Połącz płatność z konkretną fakturą
W uzgodnionym zestawieniu lub opisie podaj numer faktury, datę płatności i kwotę. Gdy jednym przelewem opłacasz kilka dokumentów, wypisz je razem z przypisanymi kwotami. Jeśli płacisz część należności, zaznacz, jaka część pozostała do rozliczenia. Potwierdzenie przelewu pokazuje przepływ pieniędzy, ale nie zawsze wyjaśnia przedmiot zakupu i jego warunki. Dlatego warto przekazywać je w powiązaniu z dokumentami transakcji, według zasad uzgodnionych z księgowością, zamiast pozostawiać biuru odgadywanie związku między plikami.
Zaznacz zaliczki, zwroty i korekty
Jeśli przed dostawą była zaliczka, zachowaj dokumenty dotyczące jej wpłaty oraz późniejszego rozliczenia. Przy zwrocie towaru lub zmianie ceny dołącz otrzymaną korektę i informację, czy sprzedawca zwrócił pieniądze, zaliczył je na kolejny zakup czy sprawa pozostaje otwarta. Nie usuwaj wcześniejszych dokumentów po otrzymaniu nowego pliku. Księgowość potrzebuje wiedzieć, jakie zdarzenia następowały po sobie. Przy kilku podobnych zakupach krótka notatka z numerami dokumentów jest znacznie czytelniejsza niż sam ciąg wiadomości od sprzedawcy.
Wyjaśnij różnicę między kwotą a przelewem
Kwota widoczna na rachunku może różnić się od wartości dokumentu, na przykład z powodu opłaty operatora, przewalutowania albo zbiorczego rozliczenia kilku transakcji. Jeśli korzystasz z platformy sprzedażowej lub pośrednika płatności, zapytaj biuro, jaki raport pozwoli te elementy rozdzielić. Zachowaj rozliczenie prowizji i zwrotów. Nie zastępuj pełnego zestawienia samym zrzutem salda, jeśli nie pokazuje on przebiegu operacji. Wskaż również sytuacje, w których płatność wykonała inna osoba albo zwrot trafił na inny rachunek.
Zgłaszaj braki bez tworzenia kolejnych kopii
Gdy masz płatność, ale nie możesz znaleźć faktury, wpisz ją na listę braków i ustal dalszy krok z biurem. Sprawdź uzgodnione miejsce odbioru dokumentów, w tym KSeF, jeśli dotyczy danej faktury. Przy ponownym przesłaniu materiału zaznacz, że to uzupełnienie wcześniejszej sprawy. Pozwala to uniknąć pomylenia kopii z nową transakcją. Na koniec okresu przejrzyj listę braków: dopisz otrzymane dokumenty, niewyjaśnione różnice i sprawy, na które nadal czekasz u kontrahenta.
Zabierz ze sobą
Krótka lista do przygotowania
- Rozpoznany rodzaj każdego dokumentu
- Numer faktury powiązany z datą i kwotą płatności
- Zaliczki, korekty i zwroty zebrane przy jednej sprawie
- Wyjaśnione prowizje, przewalutowania i płatności zbiorcze
- Aktualna lista brakujących dokumentów