Nazwa na fakturze nie zawsze pokazuje, do czego służy zakup. Ten sam produkt może mieć zupełnie inne zastosowanie w różnych firmach. Przy nietypowym wydatku najwięcej daje konkretny, zgodny z rzeczywistością opis. Nie musisz samodzielnie rozstrzygać, jak powinien zostać rozliczony.
Napisz, co kupiono i w jakim celu
Zacznij od dwóch prostych informacji: co rzeczywiście obejmuje zakup i do jakiego działania firmy ma służyć. Zamiast ogólnego „na potrzeby działalności” opisz zadanie, projekt lub problem, który ma rozwiązać. Przy oprogramowaniu wskaż jego zastosowanie, przy szkoleniu — temat i związek z wykonywaną pracą, a przy wyposażeniu — miejsce oraz sposób używania. Nie twórz uzasadnienia pasującego do oczekiwanego rozliczenia. Księgowości potrzebny jest rzeczywisty przebieg zdarzenia, także wtedy, gdy jego gospodarczy cel wymaga dodatkowego omówienia.
Wskaż, kto i jak będzie korzystać z zakupu
Napisz, czy przedmiot lub usługa służy właścicielowi, pracownikowi, konkretnemu stanowisku czy całej firmie. Jeśli zakup jest używany również prywatnie, powiedz o tym wprost. Przy rzeczy wykorzystywanej poza siedzibą podaj miejsce i charakter używania. Nie określaj samodzielnie proporcji rozliczenia na podstawie intuicji. Informacja o sposobie korzystania pozwala dopiero ustalić, jakie zasady i dokumenty mają znaczenie w Twojej sytuacji. Dotyczy to również zakupów udostępnianych innym osobom lub przekazywanych klientom.
Dołącz materiały, które rzeczywiście wyjaśniają sprawę
W zależności od zakupu pomocna może być umowa, zamówienie, zakres usługi, program szkolenia albo protokół odbioru. Nie trzeba przekazywać całej korespondencji, jeśli wystarczy dokument opisujący świadczenie i krótka notatka. Zachowaj jednak materiały źródłowe, do których można wrócić przy pytaniach. Wskaż numer faktury, aby opis dało się z nią jednoznacznie połączyć. Jeśli nazwa na dokumencie jest skrócona lub niejasna, wyjaśnij ją w osobnej informacji, bez samodzielnego przerabiania dokumentu wystawionego przez sprzedawcę.
Opisz daty, finansowanie i zmiany
Podaj, kiedy zakup został zamówiony, otrzymany i opłacony oraz czy obejmuje jednorazową usługę, abonament lub dłuższy okres. Zaznacz zaliczkę, zakup ratalny, refundację, dofinansowanie albo późniejszy zwrot. Jeżeli część wydatku pokryła inna osoba lub podmiot, również przekaż tę informację. Te okoliczności mogą wymagać dodatkowych wyjaśnień, których nie widać na samej fakturze. Gdy warunki zmienią się po przekazaniu dokumentów, wróć do wcześniejszej sprawy z jej numerem i opisem tego, co się zmieniło.
Większy lub nietypowy zakup omów przed decyzją
Przed zakupem, którego sposób rozliczenia ma wpływ na Twój budżet, przedstaw biuru planowane warunki. Możesz przesłać ofertę i wypisać pytania: jakie dokumenty zachować, co wyjaśnić sprzedawcy i czy potrzebna będzie dodatkowa konsultacja. Sam fakt posiadania faktury oraz opis związku z działalnością nie przesądzają o ujęciu wydatku w kosztach ani o odliczeniu VAT. Ocena zależy od konkretnej sytuacji i właściwych zasad. Wcześniejsza rozmowa pozwala zauważyć brakujące informacje, zanim zostaniesz związany warunkami zakupu.
Zabierz ze sobą
Krótka lista do przygotowania
- Przedmiot zakupu i jego rzeczywisty cel w działalności
- Osoby korzystające oraz sposób używania, także prywatnego
- Numer faktury i materiały wyjaśniające zakres zakupu
- Daty, sposób finansowania i ewentualne zwroty
- Pytania do omówienia przed decyzją o większym wydatku