За однією закупівлею ви можете отримати замовлення, проформу, рахунок-фактуру, підтвердження переказу та подальше коригування. Кожен із цих документів описує окрему частину справи. Найкраще допомагає чіткий зв’язок між ними та коротка інформація про те, що було придбано, оплачено чи повернуто.
Спочатку з’ясуйте, які документи у вас є
Перегляньте матеріали від продавця та збережіть їхні оригінальні назви. Зверніть увагу, чи є файл рахунком-фактурою, замовленням, проформою, коригуванням або підтвердженням операції, пов’язаним із KSeF. Не перейменовуйте документ на «рахунок-фактура» лише тому, що в ньому вказано суму та банківський рахунок для оплати. Якщо ви не знаєте, до якої категорії належить документ, передайте його для уточнення. У KSeF саме підтвердження операції не є рахунком-фактурою; узгодьте з бюро, як отримати належний документ.
Пов’яжіть платіж із конкретним рахунком-фактурою
В узгодженому зведенні або описі вкажіть номер рахунку-фактури, дату платежу та суму. Якщо одним переказом оплачуєте кілька документів, перелічіть їх разом із відповідними сумами. Якщо сплачуєте частину заборгованості, зазначте, яка сума ще залишилася. Підтвердження переказу показує рух коштів, але не завжди пояснює предмет і умови закупівлі. Тому варто передавати його разом із пов’язаними документами операції, за правилами, узгодженими з бухгалтерією, щоб бюро не доводилося здогадуватися про зв’язок між файлами.
Позначте аванси, повернення та коригування
Якщо до постачання було внесено аванс, збережіть документи про його сплату та подальший розрахунок. У разі повернення товару або зміни ціни додайте отримане коригування та повідомте, чи продавець повернув кошти, зарахував їх у наступну закупівлю, чи справа залишається незавершеною. Не видаляйте попередні документи після отримання нового файлу. Бухгалтерії важливо знати послідовність подій. Якщо було кілька схожих закупівель, коротка нотатка з номерами документів значно зрозуміліша, ніж сам ланцюжок листів від продавця.
Поясніть різницю між сумою документа та переказу
Сума на банківському рахунку може відрізнятися від суми в документі, наприклад через комісію оператора, конвертацію валюти або сукупний розрахунок за кількома операціями. Якщо ви користуєтеся торговельною платформою чи платіжним посередником, запитайте бюро, який звіт допоможе відокремити ці складові. Збережіть розрахунок комісій і повернень. Не замінюйте повне зведення лише знімком залишку на рахунку, якщо він не показує перебігу операцій. Також повідомляйте про випадки, коли оплату здійснила інша особа або повернення надійшло на інший рахунок.
Повідомляйте про відсутні документи без створення зайвих копій
Якщо платіж є, але ви не можете знайти рахунок-фактуру, внесіть його до списку відсутніх документів і узгодьте наступний крок із бюро. Перевірте узгоджене місце отримання документів, зокрема KSeF, якщо це стосується відповідного рахунку-фактури. Надсилаючи матеріал повторно, позначте, що це доповнення до попередньої справи. Так копію не сплутають із новою операцією. Наприкінці періоду перегляньте список відсутніх документів: зазначте отримані матеріали, нез’ясовані розбіжності та питання, щодо яких ви досі очікуєте відповіді від контрагента.
Візьміть із собою
Короткий список для підготовки
- Визначений вид кожного документа
- Номер рахунку-фактури, пов’язаний із датою та сумою платежу
- Аванси, коригування та повернення, зібрані в одній справі
- Пояснені комісії, конвертації валют і сукупні платежі
- Актуальний список відсутніх документів