Назва в рахунку-фактурі не завжди пояснює, для чого призначена закупівля. Той самий товар у різних компаніях може використовуватися зовсім по-різному. Для незвичайної витрати найкориснішим буде конкретний опис, що відповідає дійсності. Вам не потрібно самостійно вирішувати, як її слід відобразити в обліку.
Напишіть, що придбано та з якою метою
Почніть із двох простих відомостей: що насправді охоплює закупівля та для якої діяльності компанії вона потрібна. Замість загального «для потреб бізнесу» опишіть завдання, проєкт або проблему, яку вона має розв’язати. Для програмного забезпечення вкажіть його призначення, для навчання — тему та зв’язок із роботою, а для обладнання — місце й спосіб використання. Не вигадуйте обґрунтування під бажаний спосіб обліку. Бухгалтерії потрібен реальний перебіг події, навіть якщо її господарська мета потребує додаткового обговорення.
Вкажіть, хто і як користуватиметься придбаним
Напишіть, чи товар або послуга призначені для власника, працівника, конкретного робочого місця чи всієї компанії. Якщо придбане також використовується в особистих цілях, повідомте про це прямо. Для речі, яку використовують поза офісом, вкажіть місце й характер використання. Не визначайте самостійно частку витрат для обліку на основі інтуїції. Саме інформація про спосіб використання дає змогу з’ясувати, які правила та документи мають значення у вашій ситуації. Це також стосується придбань, які надаються іншим особам або передаються клієнтам.
Додайте матеріали, які справді пояснюють справу
Залежно від закупівлі можуть стати в пригоді договір, замовлення, опис послуги, програма навчання чи акт приймання. Не потрібно передавати все листування, якщо достатньо документа з описом виконаного та короткої нотатки. Однак збережіть первинні матеріали, до яких можна буде повернутися в разі запитань. Вкажіть номер рахунку-фактури, щоб однозначно пов’язати з ним опис. Якщо назва в документі скорочена або незрозуміла, поясніть її окремо, не змінюючи самостійно документа, виданого продавцем.
Опишіть дати, фінансування та зміни
Повідомте, коли закупівлю було замовлено, отримано й оплачено, а також чи йдеться про одноразову послугу, абонемент або триваліший період. Зазначте аванс, придбання на виплат, відшкодування, співфінансування чи подальше повернення. Якщо частину витрати покрила інша особа або організація, також повідомте про це. Ці обставини можуть потребувати додаткових пояснень, яких не видно із самого рахунку-фактури. Якщо умови зміняться після передавання документів, поверніться до попередньої справи, вказавши її номер та опис змін.
Обговоріть значну чи незвичайну закупівлю до ухвалення рішення
Перед закупівлею, спосіб обліку якої впливає на ваш бюджет, повідомте бюро про заплановані умови. Можете надіслати пропозицію та записати запитання: які документи зберегти, що з’ясувати з продавцем і чи потрібна додаткова консультація. Сам факт наявності рахунку-фактури та опис зв’язку з діяльністю ще не визначають можливості віднесення витрати до податкових витрат чи відрахування VAT. Оцінка залежить від конкретної ситуації та відповідних правил. Попередня розмова допомагає виявити відсутню інформацію ще до того, як умови закупівлі стануть для вас обов’язковими.
Візьміть із собою
Короткий список для підготовки
- Предмет закупівлі та її реальна мета в діяльності
- Користувачі та спосіб використання, зокрема особистого
- Номер рахунку-фактури та матеріали, які пояснюють обсяг закупівлі
- Дати, спосіб фінансування та можливі повернення
- Запитання для обговорення перед рішенням про значну витрату