Регулярне передавання повного комплекту документів полегшує роботу і вам, і бухгалтерії. Добра організація не обов’язково має бути складною — передусім вона повинна відповідати тому, як працює ваш бізнес.
Визначте одне місце для документів
Оберіть спосіб збирання рахунків-фактур на продаж, документів про закупівлі та інших матеріалів. Узгодьте з бюро, у якому вигляді воно їх отримуватиме. Так буде легше помітити відсутній документ ще до початку розрахунків.
Додавайте пояснення там, де вони потрібні
Незвичайна закупівля чи операція може потребувати пояснення. Коротка інформація про те, чого стосується документ, часто допомагає уникнути додаткового листування. Якщо маєте сумніви, запитайте бухгалтерію, які дані потрібні.
Відокремте документи від запитань
До комплекту документів додайте короткий список питань для обговорення. Позначте, які стосуються конкретного рахунку-фактури, а які — майбутніх планів компанії. Не надсилайте паролі до банкінгу чи інші дані доступу.
Узгодьте термін і підтвердження отримання
Термін передавання документів узгодьте з бюро. Також варто домовитися, як вам повідомлятимуть про відсутні документи чи потребу в поясненнях. Спільне правило важливіше за інструмент, яким ви користуєтеся.
Візьміть із собою
Короткий список для підготовки
- Повний комплект документів за узгоджений період
- Інформація про незвичайні операції
- Список запитань і відсутніх матеріалів
- Спосіб передавання, підтверджений із бюро