Zatrudnienie pierwszej osoby warto zaplanować przed jej pierwszym dniem pracy. Dokumenty zależą od rzeczywistych warunków współpracy i rodzaju umowy. Najlepiej zacząć od opisu obowiązków oraz ustalenia z biurem, które czynności obejmie obsługa kadrowa i płacowa, a które organizujesz jako pracodawca.
Opisz sposób pracy, zanim wybierzesz wzór umowy
Przygotuj opis zadań, miejsce ich wykonywania, planowany czas pracy oraz sposób organizacji i nadzoru. Powiedz, czy potrzebujesz osoby do stałych obowiązków, konkretnego projektu czy doraźnych czynności. Nazwa wybranego dokumentu nie zastępuje oceny rzeczywistych warunków współpracy. Dlatego nie zaczynaj od przypadkowego wzoru umowy znalezionego w internecie. Przekaż opis biuru i ustal, czy do oceny formy współpracy potrzebne będzie wsparcie prawnika. Warunki powinny być zrozumiałe zarówno dla Ciebie, jak i osoby rozpoczynającej pracę.
Zbierz ustalenia dotyczące rozpoczęcia i wynagrodzenia
Podaj planowaną datę rozpoczęcia, rodzaj pracy, wymiar czasu pracy oraz uzgodnione warunki wynagrodzenia. Zaznacz premie, dodatki, świadczenia i zasady pracy poza siedzibą, jeśli są przewidziane. W rozmowie o kwocie wyraźnie rozróżnij wynagrodzenie brutto, kwotę otrzymywaną przez pracownika i całkowity koszt zatrudnienia. Nie traktuj tych wartości jako zamiennych. Poproś o wskazanie informacji potrzebnych do kalkulacji w konkretnej sytuacji, zanim ostatecznie ustalisz budżet oraz warunki przedstawiane kandydatowi.
Poproś o listę danych i bezpieczny sposób przekazania
Ustal z osobą prowadzącą kadry, jakie dane, oświadczenia i dokumenty trzeba zebrać oraz kiedy mają być dostępne. Lista może obejmować informacje potrzebne do umowy, rozliczeń, ubezpieczeń i ustalenia uprawnień pracowniczych. Nie zbieraj dokumentów na zapas ani nie korzystaj z jednego przypadkowego formularza dla wszystkich rodzajów umów. Uzgodnij sposób przekazania danych osobowych i osoby mające do nich dostęp. Jeśli pojawia się szczególna okoliczność, na przykład zatrudnianie cudzoziemca, zgłoś ją na etapie planowania.
Zaplanuj formalności związane z rozpoczęciem pracy
Przy umowie o pracę omów przygotowanie dokumentów zatrudnienia, wymagane badania, szkolenia BHP i informacje przekazywane pracownikowi. Zakres formalności zależy również od stanowiska i warunków wykonywania pracy. Wpisz do planu, kto kontaktuje się z medycyną pracy, kto organizuje szkolenie, a kto sprawdza komplet dokumentów. Nie zakładaj, że obsługa listy płac obejmuje organizację wszystkich tych czynności. PIP wskazuje obowiązki, które pracodawca powinien zrealizować przed dopuszczeniem pracownika do pracy; uwzględnij je odpowiednio wcześnie.
Ustal obieg informacji po rozpoczęciu zatrudnienia
Z księgowością uzgodnij przekazywanie informacji potrzebnych do listy płac: czasu pracy, nieobecności, premii, zmian warunków i innych zdarzeń wpływających na rozliczenia. Określ osoby odpowiedzialne za dokumentację, zgłoszenia do ZUS oraz wypłatę wynagrodzenia. Ustal też sposób potwierdzania wykonanych czynności i zgłaszania korekt. Pracownik powinien wiedzieć, do kogo zwrócić się w sprawach dokumentów i bieżących pytań. Jasne zasady od początku ograniczają sytuacje, w których ważna informacja pozostaje wyłącznie w rozmowie z właścicielem firmy.
Zabierz ze sobą
Krótka lista do przygotowania
- Opis zadań, miejsca i sposobu wykonywania pracy
- Data rozpoczęcia oraz uzgodnione warunki wynagrodzenia
- Lista potrzebnych danych i sposób ich przekazania
- Podział odpowiedzialności za umowę, badania i BHP
- Zasady przekazywania informacji do kadr, płac i ZUS