Найм першого працівника варто спланувати ще до його першого робочого дня. Документи залежать від фактичних умов співпраці та виду договору. Найкраще почати з опису обов’язків і узгодити з бюро, які дії охоплюватиме кадрове обслуговування та розрахунок зарплати, а які ви організуєте як роботодавець.
Опишіть спосіб роботи, перш ніж обирати зразок договору
Підготуйте опис завдань, місця їх виконання, запланованого робочого часу, а також способу організації та нагляду. Повідомте, чи потрібна вам людина для постійних обов’язків, конкретного проєкту або разових завдань. Назва обраного документа не замінює оцінки фактичних умов співпраці. Тому не починайте з випадкового зразка договору, знайденого в інтернеті. Передайте опис бюро та з’ясуйте, чи потрібна допомога юриста для оцінки форми співпраці. Умови мають бути зрозумілими і вам, і людині, яка починає роботу.
Зберіть домовленості про початок роботи та оплату
Повідомте заплановану дату початку, вид роботи, обсяг робочого часу та узгоджені умови оплати праці. Зазначте премії, доплати, додаткові виплати та правила роботи поза офісом, якщо вони передбачені. Обговорюючи суму, чітко розрізняйте зарплату брутто, суму, яку отримує працівник, і повну вартість найму для роботодавця. Не вважайте ці величини взаємозамінними. Попросіть вказати дані, потрібні для розрахунку у вашій ситуації, перш ніж остаточно визначати бюджет та умови, які запропонуєте кандидатові.
Попросіть перелік даних і безпечний спосіб їх передавання
Узгодьте з особою, яка веде кадровий облік, які дані, заяви та документи потрібно зібрати й коли вони мають бути готові. Перелік може охоплювати інформацію для договору, розрахунків, страхування та визначення трудових прав. Не збирайте документи про запас і не використовуйте один випадковий формуляр для всіх видів договорів. Узгодьте спосіб передавання персональних даних і коло осіб, які матимуть до них доступ. Якщо є особлива обставина, наприклад найм іноземця, повідомте про неї ще на етапі планування.
Сплануйте формальності, пов’язані з початком роботи
Якщо укладаєте трудовий договір, обговоріть підготовку документів про працевлаштування, необхідні медогляди, навчання з охорони праці BHP та інформацію, яку слід надати працівникові. Обсяг формальностей також залежить від посади й умов виконання роботи. Визначте в плані, хто звертається до лікаря медицини праці, хто організовує навчання, а хто перевіряє повноту документів. Не припускайте, що розрахунок зарплати охоплює організацію всіх цих дій. Державна інспекція праці Польщі (PIP) вказує обов’язки, які роботодавець має виконати до допуску працівника до роботи; врахуйте їх завчасно.
Узгодьте обмін інформацією після початку роботи
Із бухгалтерією узгодьте передавання інформації, потрібної для розрахункової відомості: робочий час, відсутності, премії, зміни умов та інші події, які впливають на розрахунки. Визначте відповідальних за документацію, повідомлення до ZUS і виплату зарплати. Також узгодьте спосіб підтвердження виконаних дій і повідомлення про виправлення. Працівник повинен знати, до кого звертатися з питань документів і поточних справ. Зрозумілі правила від початку зменшують ризик того, що важлива інформація залишиться лише в розмові з власником компанії.
Візьміть із собою
Короткий список для підготовки
- Опис завдань, місця та способу виконання роботи
- Дата початку й узгоджені умови оплати праці
- Перелік потрібних даних і спосіб їх передавання
- Розподіл відповідальності за договір, медогляди та BHP
- Правила передавання інформації для кадрового обліку, зарплати та ZUS